TY - BOOK AU - Палеха,Ю.І. ED - Міністерство освіти і науки України TI - Організація загального діловодства: : (зі зразками сучасних ділових паперів) : навч. посіб T2 - Культура діловодства SN - 978-966-96938-9-1 PY - 2009/// CY - Київ PB - Ліра-К KW - Діловодство N1 - ЗМІСТ Передмова Модуль 1. ОСОБЛИВОСТІ СТВОРЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ 1.1. Основи побудови діловодних процесів Значення діловодства в суспільстві Основні поняття діловодства Принципи організації діловодних процесів Нормативна база діловодства Впровадження в Україні міжнародних стандартів 1.2. Форми організації роботи з документами Організаційна побудова служб діловодства Завдання служби діловодства Функції працівників служби діловодства Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права та обов'язки 1.3. Документ: основні поняття, властивості, класифікація Визначення основних понять Офіційні документи Службові документи Управлінські документи Архівні документи Електронні документи Властивості, ознаки та функції службових документів Уніфікація та стандартизація управлінських документів Класифікація та групування службових документів 1.4. Загальні вимоги до оформлення документів Правила оформлення документів Принципи визначення формату Особливості виготовлення бланків документів Оформлення сторінок документа Нумерація сторінок (пагінація) Членування та нумерація частин тексту Правила оформлення заголовків та підзаголовків Прийоми виділення окремих частин тексту Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту Виготовлення копій документів 1.5. Комп'ютеризація діловодних процесів Суть комп'ютеризації діловодства Вимоги до автоматизації діловодних процесів Інформаційні технології у діловодстві Вимоги до створення електронних документів Побудова електронної канцелярії Модуль 2. ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ НА ДОКУМЕНТАХ 2.1. Склад реквізитів документа Визначення поняття «реквізит» Види реквізитів документа 2.2. Складання заголовка документа Загальні вимоги до складання заголовка документа Зображення Державного герба України (реквізит 1) Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 2) Зображення нагород (реквізит 3) Код організації (реквізит 4) Код форми документа (реквізит 5) Найменування автора (реквізити 6, 7, 8) Нанесення довідкових даних про організацію Довідкові дані про організацію (реквізит 9) Визначення назви виду документа Назва виду документа (реквізит 10) 2.3. Датування та індексування документів Датування службових документів Дата документа (реквізит 11) Реєстрування службових документів Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13) Місце складання або видання документа (реквізит 14) 2.4. Адресування та оформлення тексту документа Адресування документа Адресат (реквізит 16) Складання тексту документа Заголовок до тексту документа (реквізит 19) Обмеження доступу до документа Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) 2.5. Погодження та засвідчення документів Внутрішнє та зовнішнє погодження документа Віза документа (реквізит 25) Гриф погодження документа (реквізит 24) Засвідчення документів Підпис (реквізит 23) Гриф затвердження документа (реквізит 17) Відбиток печатки (реквізит 26) 2.6. Проставляння відміток на документах Відмітка про надійдення документа до організації (реквізит 31) Відмітка про контроль (реквізит 20) Резолюція (реквізит 18) Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29) Відмітка про наявність документа в електронній формі (реквізит 30) Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) Відмітка про наявність додатків (реквізит 22) Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) 2.7. Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні Заголовок (The letterhead) Вказівка на посилання (The reference line) Дата (The date) Адресат (The inside address) Вступне звернення (The salutation) Посилання на зміст листа (The subject line) Основний текст листа (The body of the letter) Заключна фраза ввічливості (The complimentary close) Модуль 3. СТИЛІСТИКА ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ. 3.1. Загальні положення щодо написання тексту Особливості офіційно-ділового стилю документів Комунікативні якості тексту документа Основні елементи тексту документа Правила підготовки тексту документа 3.2. Класифікація документів за способом викладу матеріалу Документи з низьким рівнем стандартизації Документи з високим рівнем стандартизації 3.3. Граматична форма ділових документів Вживання іменників та прикметників Складні випадки керування в службових документах Прийменник по в діловому мовленні Абревіатури та графічні скорочення 3.4. Синтаксичні конструкції ділових документів, їх особливості Вживання ланцюгових зв'язків Специфіка синтаксису 3.5. Застосування мовних засобів Термін у діловому мовленні Використання професіоналізмів Причини впровадження суржику 3.6. Синоніми та пароніми в діловому мовленні Синонімічний вибір слова Приклади вживання окремих слів з різними значеннями Приклади застосування паронімів 3.7. Особливості складання ділових листів Визначення мети листа Складання плану листа Стиль ділового листа Тон листа Типи речень ділового листа Питання для самоперевірки Модуль 4. СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ ІЗ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ 4.1. Розробка нормативно-правових документів Визначення нормативно-правового акта Закони Класифікація законів Підзаконні нормативно-правові акти Підготовка постанов 4.2. Підготовка розпорядчих документів Розпорядчі документи — як особлива група організаційно-розпорядчої документації Особливості складання розпорядчих документів Підготовка та оформлення наказів Вимоги до тексту наказів Особливості оформлення спільних наказів Підготовка вказівок Прийняття ухвал Підготовка розпоряджень Підготовка рішень Оформлення приписів 4.3. Складання організаційних документів Підготовка положень Підготовка статутів Підготовка регламенту Складання інструкцій Складання розкладу Підготовка правил Укладання договорів 4.4. Оформлення документів колегіальних органів Особливості документування проведення нарад Складання протоколів Написання стенограм Підготування повідомлень Підготовка запрошень 4.5. Створення довідково-інформаційних документів Анкета Анотація Відгук Висновок Графік відпусток Довідка Доповідь Замітка Записка ділова Запрошення Заява Звіт Зведення Наукова (курсова) робота Оголошення Огляд План роботи Подання Прес-реліз Пропозиція Рецензія Реферат Скарга Список Службовий лист Телеграма Телефонограма Факсограма 4.6. Застосування таблиць Таблиця як документ Числові значення в таблицях Модуль 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ 5.1. Загальні засади побудови документообігу Документообіг та система управління Документні потоки в установі Організування раціонального документообігу Впровадження систем електронного документообігу 5.2. Долучення документів до документаційної системи Організація долучення документів до систем Технологічні аспекти долучення документів Приймання документів Попередній розгляд документів Реєстрування документів Основи функціонування автоматизованих систем діловодства Технології діловодства та програмні системи його автоматизації Системи автоматизації діловодних процесів 5.3. Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденцій Визначення обсягів документообігу Загальний порядок проходження документації в установі Робота над документами в підрозділах Засвідчення та відправлення кореспонденції Застосування електронного підпису 5.4. Організація контролю за ходом виконання документів Завдання і порядок контролю Строки виконання документів Здійснення контролю за виконанням документів Автоматизована форма контролю Модуль 6. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ 6.1. Систематизація документів Типова та приблизна номенклатура справ Розробка індивідуальної номенклатури справ Використання переліків типових документів Побудова зведеної номенклатури справ Оформлення й погодження номенклатури справ Групування у справи документів з паперовими носіями Особливості формування окремих видів справ Особливості систематизації електронних документів 6.2. Оперативне зберігання документів Видача документів зі справ Зберігання електронних документів Застосування засобів оргтехніки 6.3. Підготовка справ до подальшого зберігання і використання Експертиза цінності документів Оформлення справ Оформлення обкладинки справи Складання описів справ Правила передавання справ на зберігання Контроль за обігом і виконанням документів Особливості переміщення в архів електронних документів 6.4. Особливості архівної роботи Вимоги до традиційних архівних приміщень Робота з документами в архівосховищі Функціонування корпоративних електронних архівів Проблеми розвитку електронних архівів 6.5. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян Розгляд пропозицій, заяв і скарг Особистий прийом громадян 6.6. Робота з документами, що містять комерційну таємницю Визначення основних понять Умови віднесення інформації до конфіденційної Заходи щодо захисту комерційної таємниці Особливості комерційного діловодства Оперативне зберігання документів із грифом обмеження доступу Передача справ до архіву Питання для самоперевірки Перелік додатків до модуля Використані джерела та література Про автора Анотація: Дане видання відкриває серію навчальних посібників з культури діловодства, кожен з яких є самостійним. В даному посібнику комплексно висвітлено питання документаційного забезпечення управління з урахуванням нових тенденцій розвитку діловодства, яке подано як результат розвитку і самовдосконалення цілісної комунікативної системи, як вияв потреби об'єкта управління у вищому рівні впорядкування, як культура операційної управлінської технології. Зібраний матеріал включає як безпосередньо оформлення документів, так і висвітлення діловодного технологічного процесу. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, велика увага приділена систематизації документації, особливостям документування. Розрахований на фахівців, керівників організацій, працівників діловодних служб, викладачів і слухачів системи підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів та всіх, хто прагне до високої культури діловодства. Рекомендовано М-вом освіти і науки України ER -